Soms is de beste crewmaaltijd die ene die je niet hoeft te maken
TL;DR
Crewcatering plannen blijft lastig: diensten lopen uit, mensen vallen uit en aan het eind van de avond verdwijnen onaangeroerde crewmaaltijden in de container. Dankzij een nieuwe integratie tussen Fastlane en accreditatieplatform In2event krijgt crew automatisch prepaid tegoed op het eigen accreditatiebandje. Bij Landjuweel op Ruigoord bewees de koppeling zich: tegoed direct op naam, realtime wijzigingen en volledige controle over het crewbudget. Het resultaat: minder voedselverspilling, lagere cateringkosten en een crew die eet wanneer het uitkomt.
Iedere festivalorganisator kent het beeld. Het is laat op de avond, het evenement zit erop, de laatste bezoekers schuifelen het terrein af... en ergens achter de schermen staat nog een grote hoeveelheid niet-opgegeten crewmaaltijden.
Hoe goed je de crewcatering ook plant, de praktijk van een festival is nu eenmaal weerbarstig. Mensen draaien langer door, diensten lopen uit, iemand meldt zich ziek of een vrijwilliger besluit onderweg toch even iets anders te eten.
Het resultaat? Goed eten dat rechtstreeks de container in verdwijnt. Dat is geld dat je weggooit en allesbehalve duurzaam. Samen met het Gorkumse In2event wilden wij daar wat aan doen.
Accreditatie en tegoed in één systeem
In2event helpt organisatoren wereldwijd met accreditatie, crewplanning en communicatie. Via het online platform ontvangen crewleden hun briefing, toegangsbewijs en alle praktische informatie die ze nodig hebben. Dankzij een nieuwe integratie met Fastlane kan daar nu ook automatisch een prepaid tegoed aan worden toegevoegd. Alles gekoppeld aan dezelfde persoon.
Live bij Landjuweel
Dat kwam bij Landjuweel afgelopen weekend mooi van pas. Het festival op Ruigoord werkt met veel vrijwilligers en artiesten, die voorheen handmatig een kaartje met tegoed moesten krijgen. Nu stond het juiste tegoed direct op naam en gekoppeld aan hun accreditatiebandje. De QR-code op het In2event-bandje kon rechtstreeks bij onze Fastlane-kassa's worden gescand.
De koppeling was live. Werd iemand later toegevoegd, veranderde een rol of wilde men extra tegoed toekennen? Dan werd dat direct verwerkt. Geen exports, losse kaarten of handmatige updates. De organisatie hoefde ook geen duizenden euro's aan anonieme cashcards of lunchbonnen achter een balie te bewaren en wijzigingen betekenden niet dat ze nieuwe kaarten moesten uitdelen. Tel uit de (tijds- en efficiency-)winst.
Realtime controle over je crewbudget
Maar er zitten meer voordelen aan. Met onze payment profiles en wallet groups bepaal je precies wie welk tegoed krijgt én waar dat besteed mag worden. Per persoon of per groep wijs je de juiste hoeveelheid credits toe en bepaal je bijvoorbeeld bij welke foodtrucks of horecapunten die gebruikt kunnen worden. Zo houd je realtime volledige controle over je crewbudget.
Voor je crew wordt het ondertussen juist makkelijker. Zij hoeven tijdens een drukke dienst niet meer op een vast moment naar een centrale crewcatering, maar kunnen op het terrein eten wanneer het hun uitkomt.
En na afloop? Dan zie je precies wat er daadwerkelijk is besteed. Blijft er tegoed in een wallet staan, dan zijn dat geen gemaakte kosten. Je betaalt alleen voor wat daadwerkelijk is gebruikt.
Eén slim proces
Zo komen accreditatie, toegang, briefing en tegoed samen in één slim proces. Dat scheelt tijd, handwerk en gedoe en geeft je veel meer controle. Minder voedselverspilling en lagere cateringkosten zijn daar mooie extra voordelen van.
Wil je ontdekken hoe Fastlane ook jouw crewcatering efficiënter en duurzamer kan maken? Daniel van Drunen vertelt je er graag alles over.
Veelgestelde vragen
Wat doet de integratie tussen Fastlane en In2event?
In2event verzorgt accreditatie, crewplanning en communicatie voor evenementen wereldwijd. Dankzij de integratie met Fastlane kan aan iedere accreditatie automatisch een prepaid tegoed worden toegevoegd, gekoppeld aan dezelfde persoon. De QR-code op het In2event-bandje wordt rechtstreeks bij de Fastlane-kassa's gescand.
Hoe houd je controle over het crewbudget?
Met payment profiles en wallet groups bepaal je per persoon of per groep hoeveel tegoed iemand krijgt én bij welke foodtrucks of horecapunten dat besteed mag worden. Wijzigingen — een nieuwe rol, extra tegoed of een late toevoeging — worden direct verwerkt, zonder exports, losse kaarten of handmatige updates.
Wat levert dit op voor crewcatering?
Minder voedselverspilling en lagere cateringkosten: tegoed dat niet wordt besteed, zijn geen gemaakte kosten. De crew eet wanneer het uitkomt in plaats van op een vast moment bij een centrale crewcatering, en na afloop zie je precies wat er daadwerkelijk is besteed.
